Website voor een tandartspraktijk: rust voor wie opziet tegen de stoel

Twee soorten nieuwe patiënten

Een tandartssite trekt vooral twee soorten bezoekers. De eerste is net verhuisd, of zijn vorige tandarts stopt. Die zoekt een praktijk die nieuwe patiënten aanneemt, liefst dichtbij. De tweede heeft pijn en wil deze week geholpen worden.

Allebei zijn ze vaak een beetje gespannen. Veel mensen zien op tegen de tandarts: de pijn, het gevoel beoordeeld te worden om hun gebit, een rekening die hoger uitvalt dan gedacht. Wat ze zoeken is toegang, en iemand die aardig is.

Begin met de vraag die iedereen heeft

Kun ik bij jullie terecht? Die vraag hoort in je eerste scherm te staan, beantwoord:

• "Nieuwe patiënten welkom", als het zo is. Of de huidige wachttijd, als die er is.
• Je plaats en eventuele specialisatie, zoals angstbegeleiding of kindertandheelkunde.
• De knop "Inschrijven als patiënt", en je telefoonnummer ernaast.

Heb je een wachtlijst of neem je niemand aan, zeg dat dan net zo duidelijk. Een patiënt die na het invullen van een formulier hoort dat er geen plek is, voelt zich bedrogen.

Gebruik in de zorg nooit nepurgentie zoals "nog maar 3 plekken". Een eerlijke mededeling over je wachttijd is genoeg, en wekt meer vertrouwen.

Leg het eerste bezoek uit

Voor een gespannen patiënt is het onbekende het ergste. Daarom werkt een blok over het eerste bezoek beter dan een lijst behandelingen. Vertel:

• Hoe lang het eerste consult duurt en wat er gebeurt.
• Dat je eerst kijkt en uitlegt, voordat je iets doet.
• Hoe je met pijn omgaat: verdoving, pauzes, een teken als het niet gaat.

Schrijf rustig en concreet. Nooit iets wat angst aanwakkert, zoals "wacht niet tot het te laat is". Iemand die al bang is, klikt dan weg in plaats van zich in te schrijven.

Patiënten kiezen een tandarts, geen praktijk

Laat je team zien vóór je reviews. Echte foto's van je tandartsen, mondhygiënisten en assistenten, in je eigen behandelkamer. Met hun naam en hun BIG-registratie, gelinkt naar het BIG-register. Dat is het bewijs dat iemand bevoegd is, en patiënten kunnen het zelf controleren.

Kies daarna reviews die gaan over hoe mensen behandeld werden. "Ik was doodsbang, maar ze nam alle tijd" zegt meer dan "Goede tandarts". Toon je score van ZorgkaartNederland met het aantal beoordelingen. Noem in reviews geen diagnose, en gebruik alleen initialen.

Behandelingen: kort en later op de pagina

De meeste patiënten weten wat ze nodig hebben: een controle, een vulling, een kroon. Een lange lijst behandelingen bovenaan helpt ze niet. Zet ze verderop, gegroepeerd in vier tot zeven onderwerpen, zoals controle, vullingen, kronen en bruggen, esthetiek en spoed.

Kosten en vergoeding

De tarieven voor mondzorg worden vastgesteld door de NZa. Zet ze als tekst op je site, niet als pdf die je eerst moet downloaden. Leg er in gewone taal bij:

• Wat de basisverzekering vergoedt, bijvoorbeeld voor kinderen tot 18 jaar.
• Dat volwassenen voor de meeste mondzorg een aanvullende verzekering nodig hebben.
• Dat je vooraf een begroting geeft bij grotere behandelingen, als je dat doet.

Een patiënt die weet waar hij aan toe is, stelt zijn afspraak minder snel uit.

Het inschrijfformulier

Vraag bij het inschrijven alleen wat je nodig hebt om contact op te nemen: naam, geboortedatum, contactgegevens en eventueel je vorige tandarts. Geen medische geschiedenis in het eerste formulier. Die hoort bij de intake, waar je hem veilig kunt vastleggen.

Zet bij het formulier een regel over je beroepsgeheim en wat je met de gegevens doet. En noem je klachtenregeling volgens de Wkkgz op je site. Dat is verplicht, en het laat zien dat je zorgvuldig werkt.

Praktisch en spoed

Onderaan staat wat patiënten nodig hebben als het zover is: openingstijden, adres, parkeren, toegankelijkheid en vooral wat te doen bij spoed buiten openingstijden. Een duidelijk spoednummer of een verwijzing naar de dienstdoende tandarts.

Wat je beter laat

• Een nieuwsbericht als eerste wat je ziet op je homepage.
• Tarieven alleen als pdf.
• Medische vragen in het inschrijfformulier.
• Angstaanjagende teksten over wat er misgaat als je niet komt.